Manajemen Proyek dan Resiko

Pengertian Manajemen

Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu. Agar proses manajemen berjalan lancar, diperlukan sistem serta struktur organisasi yang solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktifitasnya haruslah berorientasi pada pencapaian sasaran. Organisasi tersebut berfungsi sebagai wadah untuk menuangkan konsep, ide-ide manajemen. Jadi dapat dikatakan bahwa manajemen merupakan suatu rangkaian tanggung jawab yang berhubungan erat satu sama lainnya.

Pengertian Proyek

Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara kongkrit serta harus diselesaikan dalam suatu periode tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari yang biasanya digunakan. Menurut DI Cleland dan Wr. King (1987), proyek merupakan gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, ketrampilan, ‘tools and techniques’ pada aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan kebutuhan dari proyek terpenuhi. Proses-proses dari manajemen proyek dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu : ‘initiating process, planning process, executing process, controlling process dan closing process’.

Bilamana dibandingkan dengan definisi dari proyek, maka semua ‘pekerjaan yang lain’ dianggap sebagai suatu rutinitas belaka. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek.

Pengertian Resiko

Risiko merupakan kombinansi dari probabilitas suatu kejadian dan konsekuensi dari kejadian tersebut.

Jenis-jenis Risiko

1. Risiko Operasional
2. Risiko Finansial
3. Hazard Risk
4. Strategic Risk

Manajemen Resiko

Manajemen resiko adalah proses pengukuran atau penilaian resiko serta pengembangan strategi pengelolaannya. Strategi yang dapat diambil antara lain adalah memindahkan resiko kepada pihak lain, menghindari resiko, mengurangi efek negatif resiko, dan menampung sebagian atau semua konsekuensi resiko tertentu.

Proses Manajemen Risiko

1. Perencanaan manajemen Risiko

Ada 4 macam perencanaan dalam sebuah resiko, namun saya hanya akan mengambil satu contoh yang akan saya kaitkan dalam kasus Bab 1 yaitu proses memutuskan bagaimana mendekati dan melaksanakan aktivitas manajemen risiko untuk proyek. Dalam hal ini sebuah proses diharapkan melaksanakan dengan koridor manajemen yang sudah ditentukan, seorang karyawan Bank yang tidak melaksanakan aktivitasnya sebagai mana yang sudah ditentukan dalam manajemen yang sudah ditentukan maka akan melakukan tindakan yang berhubungan dengan penggelapan uang nasabahnya. Hal ini tidak sesuai dengan Perencanaan manajemennya, maka hal ini akan merugikan (Bersifat Negatif) dalam resiko proyek..

2. Identifikasi Risiko

Ada 3 macam dalam identifikasi resiko, namun dalam kasus ini saya akan menjelaskan satu saja yang terkait dengan kasus Bab 1 yaitu peserta yang terlibat: manajer proyek, anggota tim proyek, anggota manajemen risiko, ahli teknis diluar tim proyek, customer, user, dan ahli manajemen risiko. Kalau kita lihat dalam identifikasi maka akan mencakup semua anggota yang ada dalam sebuah manajemen resiko. Dalam kasus Bab 1 bisa dijelaskan bahwasanya anggota karyawan bank dan nasabah (bisa dikatakan costumer) terkait dalam suatu identifikasi sebuah resiko.

3. Analisis Risiko Kualitatif Dan Kuantitatif

Dalam sebuah analisi ini ada dua yang akan saya jelaskan, sesuai dengan apa yang akan dibahas yaitu Kualitatif dan Kuantitatif. Pertama adalah kualitatif dimana dalam pembahasan ini dibagi menjadi 2 yaitu :

KUALITATIF

Menilai prioritas risiko teridentifikasi menggunakan peluang terjadinya dan     dampaknya terhadap tujuan proyek bila risiko itu terjadi. Menilai faktor-faktor lain seperti kerangka waktu dan tolerasi risiko dari kendala biaya, jadwal, ruang lingkup, dan mutu.

KUANTITATIF

 yaitu ada dua jenis pembahasan dalam sebuah manajemen risiko dan proyek, yaitu : Sebuah Analisa risiko Dikerjakan berdasarkan risiko yang diprioritaskan oleh proses analisis risiko kualitatif. Proses menggunakan teknik seperti simulasi montecarlo dan pohon keputusan.

4. Perencanaan Respon Risiko

Yaitu Proses mengembangkan pilihan dan menentukan tindakan untuk meningkatkan kesempatan dan mengurangi ancaman terhadap tujuan proyek. Ini mengikuti analisis risiko kualitatif dan kuantitatif. Jadi kalau kita kaitkan dengan masalah yang ada pada Bab 1 maka diperoleh bahwa seorang karyawan pun harus kita perhatikan (dipantau) dalam setiap kesempatan yang ada, hal ini untuk mengurangi ancaman yang tidak di inginkan dalam suatu manajemen proyek dan risiko.

5. Pengendalian dan Monitoring Risiko

Yaitu Proses mengidentifikasi, menganalisis, dan merencanakan risiko-risiko yang baru muncul, melacak risiko teridentifikasi, menganalisis ulang risiko sekarang, memonitor kondisi pemicu rencana kontingensi, memonitor sisa risiko, dan mereview pelaksanaan respon risiko saat mengevaluasi keefektivannya.

Dengan kata lain tujuannya adalah untuk memastikan bila: asumsi proyek masih valid, risiko (sebagaimana telah dinilai) berubah dari sebelumnya, kebijakan dan prosedur manajemen risiko diikuti, cadangan biaya dan jadwal kontingensi dimodifikasi sesuai risiko proyek.

Dari sebuah penelitian dari masalah yang dicari makan kita dapat peroleh teori dari penjelasan diatas yaitu kita dapat memastikan tingkat, tipe, dan visibilitas manajemen risiko yang setara dengan risiko dan kepentingan proyek bagi organisasi. Dan telah menyediakan sumberdaya dan waktu yang memadai untuk aktivitas manajemen risiko, seperti menetapkan basis yang disepakati untuk mengevaluasi risiko.

Contoh management proyek & resiko :

Proyek Pembuatan Jalan Tol

proyek pembuatan jalan tol ini termasuk proyek yang besar. Proyek jalan tol ini dibuat untuk menanggulangi kemacetan walaupun sampai sekarang belum maksimal juga mengatasi kemacetan. Salah satu proyek pembuatan jalan tol yaitu jalan tol padaleunyi, jalan tol ini harus dibuat dengan perhitungan yang benar karena struktur tanah yang labil dan mudah longsor dan jalannya pun yang naik turun. Resiko proyek ini yaitu jika perhitungannya tidak benar atau tanah yang berada di bawahnya longsor akan terjadi amblesnya jalan tol tersebut dan mengakibatkan kecelakaan.

Sumber Refrensi :

1. inihttp://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek

2, http://aguswibisono.com/2010/manajemen-proyek/

3. http://blogekomeiarno.blogspot.com/2012/10/tugas-pengertian-manajemen-proyek-dan.html

4. http://www.btw.web.id/manajemen-proyek-dan-resiko.php#ixzz1ZpmEm57r

Contoh Kasus LFA

Jakarta mempunyai beberapa perusahaan bus. Sepanjang tahun terakhir frekwensi kecelakaan bus naik secara signifikan. Telah menyebabkan banyak penundaan keberangkatan dan tidak menyenangkan para penumpang. Selain itu terdapat beberapa kecelakaan yang serius di mana para penumpang telah menjadi korban. Surat kabar telah mengambil kepentingan dalam masalah itu, dan sebagian dari perusahaan bus tentunya akan mempunyai dampak dari publisitas yang tidak baik yaitu terjadinya penurunan jumlah penumpang. Sebagian besar masalah teknis adalah: bus tua, dan kondisi yang tidak disenangi karena susahnya sparepart atau suku cadang. Disamping itu, faktor manusia juga penting untuk dipertimbangkan karena banyak kecelakaan disebabkan oleh kecepatan tinggi sewaktu mengemudi di jalan yang jelek. Salah satu dari perusahaan kini mengorganisir suatu workshop LFA dalam rangka memutuskan harus berbuat apa untuk mensikapi masalah itu?

1. ANALISIS PARTISIPASI  

Atas dasar informasi yang tersedia, kelompok - kelompok yang berkepentingan dibawah ini dapat kita identifikasikan

Atas dasar informasi yang tersedia, perbandingan antara penumpang dan perusahaan bus berikut ini dapat diidentifikasikan.

Workshop memutuskan untuk memberi prioritas kepada para penumpang kepentingan akan analisa yang berikutnya. 

 

2. ANALISIS MASALAH  

Workshop memutuskan bahwa jumlah yang tinggi kecelakaan harus dipertimbangkan sebagai akar masalah. Pohon Masalah subtantive yang berikut dan mengarahkan penyebab dan efek dapat dibentuk seperti bagan dibawah ini :

 

3. ANASISIS SASARAN  

Permasalahan dirumuskan kembali dengan statement positif. workshop memutuskan untuk menambahkan "pelatihan bagi pengemudi" sebagai alat untuk membuat pengemudi yang lebih bertanggung jawab.

 

4. ANALISIS ALTERNATIF 

Sasaran pertama yang tidak bisa dicapai harus dihapuskan. Workshop memutuskan kondisi-kondisi jalan yang ditingkatkan itu seluruhnya di luar jangkauan perusahaan bus.

Ingat hasil analisa partisipasi, pilihan alternatif dikenali dari pohon sasaran hasil. Dalam hal ini ada dua alternatif jelas nyata : 

Dua peserta workshop harus setuju atas ukuran-ukuran yang harus digunakan untuk menilai kelangsungan hidup dengan pilihan yang berbeda. Hasil ditunjukkan di bawah dalam kolom yang kiri. Ke tiga alternatif kemudian menganalisa dengan hasil yang berikut: 

Pilihan 1 terbatas pada program pelatihan. Peluang sukses adalah rendah jika bus tetap pada kondisi yang jelek.

Pilihan 2 lebih mahal dan tidak ada jaminan hasil akan jadi positif kecuali jika pengemudi juga diperbaiki.

Pilihan 3 adalah alternatif yang paling mahal, tetapi mempunyai suatu kemungkinan sukses lebih tinggi. Hasil adalah bahwa salah satu dari pilihan yang dipilih dalam strategi proyek, adalah pilihan 3 

5. MENDEFINISIKAN ELEMEN PROYEK UTAMA (MP)

Unsur-Unsur Proyek yang utama didaftarkan kolom yang kiri MP. Sebagian dari unsur-unsur dapat diperoleh dari pohon sasaran. Tolong dicatat bahwa keluaran itu adalah hasil yang dapat dijamin oleh proyek, sedang sasaran yang prioritas adalah di luar jangkauan secara langsung proyek itu.

 

6. MENENTUKAN FAKTOR-FAKTOR EKSTERNAL 

Sebagian dari faktor yang eksternal dapat juga diperoleh dari pohon sasaran hasil. Dalam contoh ini terbatas hanya pada satu. seperti faktor yang terdaftar, yakni "jalan yang diperbaiki" yang mengasumsikan penting dalam rangka mengurangi frekwensi bus kecelakaan.

7. INDIKATOR YANG ADA  

Indikator menetapkan bagaimana cara memverifikasi pencapaian sasaran hasil dan keluaran. Beberapa indikator dapat diperoleh dari pohon sasaran hasil. Suatu indikator sasaran prioritas menetapkan berapa banyak frekwensi bus kecelakaan yang harus dikurangi dan dengan memberi tanggal. kemudian kemungkinan untuk memverifikasi apakah sasaran yang prioritas telah dicapai atau belum.

 

Lebih terperinci indikator harus diidentifikasi sebagai bagian dari sistem monitoring. Sebagai contoh (mengambil keluaran 1)

Indikator 1 

Dari yang ada 120 pengemudi sedikitnya 60% dilatih;terlatih tahun 1 dan 40% di (dalam) tahun 2; tentang pengemudi yang terlatih semua daftar adalah suatu peningkatan kwalitatif dalam kemampuan mengemudi, gaya dan kepatuhan kepada aturan trafic, yang dibuktikan menurut ukuran-ukuran yang ditetapkan oleh Manggo Dept Trafific. dan mensurvei dengan sporadis melalui cek dan kendali jalan.

Indikator 2 

Keluhan terhadap pengemudi bus terlatih mengenai kemampuan mengemudi, gaya dan pengamatan atas peraturan lalu lintas kurang dari 20% tentang tingkatan (30 hari / keluhan) dengan pertengahan tahun ke 2. Alat verifikasi :

- Laporan pengendalian Lalu lintas, Bagian Lalu Lintas 

- Pelanggaran Peraturan Lalu Lintas, Kepolisian 

- Survey Lalu Lintas bus independent 

- Buku Komplain Pelanggan Perusahaan Bus 

Referensi :Google.com
Iqbalperdana.blogspot.com